Validação da organização para VMC: Explicação dos requisitos de documentação
Para obter um Certificado de Marca Verificada (VMC) e exibir o logotipo da sua marca nas caixas de entrada de e-mail, sua organização deve passar por um processo de validação completo.
Por que a validação da organização é importante para a VMC
A validação da organização é uma etapa essencial do processo VMC, garantindo que somente empresas legítimas possam exibir seus logotipos em clientes de e-mail. As autoridades de certificação (CAs) usam esse processo para verificar a existência legal, a identidade e a autoridade da sua empresa para usar o logotipo da marca registrada, protegendo-a contra fraudes e uso indevido.
Requisitos básicos de documentação para validação da organização
- Documentos de registro comercial: Forneça documentos oficiais que comprovem a existência legal da sua organização, como um certificado de incorporação, licença comercial ou registro em uma autoridade governamental.
- Verificação de status ativo: A AC verificará se sua empresa está ativa e em situação regular. Isso pode exigir relatórios anuais recentes, declarações de impostos ou um certificado de regularidade de sua autoridade local.
- Confirmação de endereço físico: Envie comprovante do endereço físico de sua organização, como uma conta de luz recente, extrato bancário ou correspondência do governo. O endereço deve corresponder aos registros de registro da empresa.
- Identificação do signatário autorizado: Identifique o indivíduo autorizado a solicitar a VMC em nome de sua organização. Isso pode exigir uma carta de autorização com firma reconhecida, resolução da diretoria ou outra documentação oficial.
- Prova de propriedade do domínio: Demonstre o controle do domínio para o qual a VMC está sendo solicitada. Normalmente, isso é feito por meio de verificação de e-mail, registro DNS TXT ou upload de um arquivo no seu site, conforme instruído pela CA.
- Documentação de marca registrada: Forneça um certificado ou registro oficial da sua marca registrada, garantindo que o logotipo corresponda exatamente à marca registrada.
Documentação adicional que pode ser solicitada
- Organograma ou estrutura: Para organizações complexas, pode ser necessário um gráfico que mostre as relações entre matriz, subsidiária ou afiliada, especialmente se a marca registrada for de propriedade de uma entidade diferente.
- Contratos de licença: Se sua organização não for a proprietária direta da marca registrada, envie um contrato de licença formal concedendo direitos de uso da marca para fins de VMC.
- Evidência de controle de qualidade: Para marcas licenciadas, inclua documentação que mostre as disposições de supervisão e controle de qualidade do proprietário da marca registrada.
Armadilhas comuns e como evitá-las
- Informações incompatíveis: Certifique-se de que todos os documentos enviados usem o mesmo nome legal e endereço dos seus registros de marca e domínio.
- Documentos expirados ou incompletos: Forneça somente documentos atuais e oficiais - a documentação desatualizada ou ausente pode atrasar a aprovação.
- Autorização pouco clara: Identifique e documente claramente o indivíduo autorizado a agir em nome de sua organização no processo VMC.
Etapas finais antes de enviar sua inscrição para o VMC
- Verifique novamente toda a documentação: Verifique a exatidão, a consistência e a integridade da documentação antes de enviá-la.
- Garanta a correspondência dos registros: Confirme se os registros de sua empresa, marca comercial e domínio estão todos corretos.
- Prepare-se para solicitações adicionais: Esteja pronto para responder prontamente a qualquer solicitação de informações adicionais da Autoridade Certificadora.
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