Reemissão e renovação de VMCs: Estratégias de gerenciamento proativo
Por que o gerenciamento proativo de VMCs é importante
Os VMCs devem ser reemitidos e renovados anualmente para manter a conformidade com os padrões do setor e garantir que o logotipo da sua marca permaneça visível nos clientes de e-mail compatíveis. O gerenciamento proativo evita lapsos que podem prejudicar a marca de seu e-mail e exigir uma correção de emergência.
Entendendo a reemissão e a renovação de VMCs
- Requisito de reemissão anual: As VMCs devem ser reemitidas a cada 397 dias (pouco mais de um ano) para cumprir as práticas recomendadas de segurança, mesmo que você tenha um plano plurianual.
- Processo de renovação: A renovação envolve a revalidação da marca registrada, da organização e do domínio e a atualização do registro DNS do BIMI com o novo certificado.
- Consequências de atrasos: A não renovação ou reemissão no prazo pode fazer com que seu logotipo desapareça das caixas de entrada e pode exigir um processo de revalidação completo para ser restaurado.
Estratégias de gerenciamento proativo
Lembretes e alertas de calendário
Configure lembretes automáticos pelo menos 60 e 30 dias antes da data de vencimento do seu VMC para garantir que você inicie o processo de renovação com antecedência.
Inventário centralizado de certificados
Mantenha um inventário seguro e atualizado de todas as VMCs, incluindo datas de validade, domínios e contatos responsáveis, para evitar a perda de renovações.
Atribuir propriedade
Designe um gerente de certificados principal e de backup em sua organização para supervisionar as renovações e responder às comunicações da CA.
Monitore a conformidade com BIMI e DMARC
Verifique regularmente se a sua política DMARC continua em vigor e se o seu registro DNS BIMI está correto, pois as alterações podem exigir a reemissão da VMC.
Prepare a documentação com antecedência
Mantenha os certificados de marca registrada, o registro comercial e as cartas de autorização atualizados e facilmente acessíveis para revalidação.
Exibição do logotipo de teste
Após cada reemissão, use as ferramentas de teste do BIMI para confirmar se o logotipo está sendo exibido corretamente em todos os clientes de e-mail compatíveis. Esse é um problema comum.
Lista de verificação de renovação e reemissão
- Receber lembrete de renovação: Seja notificado por seu provedor de VMC (DigiCert, Entrust, GMO, etc.).
- Confirmar detalhes: Certifique-se de que todas as informações de organização, marca registrada e domínio estejam inalteradas e válidas.
- Concluir a revalidação: Cumpra todas as etapas de revalidação necessárias com a autoridade de certificação.
- Baixe o novo VMC: baixe e armazene com segurança o novo arquivo .pem do VMC.
- Atualizar o registro DNS do BIMI: Atualize o registro DNS TXT do BIMI com o novo URL do certificado.
- Verificar a exibição do logotipo: Use as ferramentas de validação do BIMI para verificar a exibição e a conformidade do logotipo.
- Documentar a renovação: Registre a renovação e atualize o inventário de certificados.
Armadilhas comuns e como evitá-las
Prazos de renovação perdidos
Evite depender apenas de lembretes por e-mail - use vários sistemas de alerta e atribua a responsabilidade a mais de um membro da equipe.
Documentação desatualizada
Revise e atualize regularmente todos os documentos necessários para evitar atrasos durante a revalidação.
Erros de registro de DNS
Verifique novamente o registro DNS do BIMI após cada reemissão para garantir que o novo certificado seja referenciado corretamente.
Alterações não monitoradas
Monitore as alterações na política DMARC, na propriedade do domínio ou no status da marca registrada que possam afetar a validade da VMC.
Prazos de renovação perdidos
Evite depender apenas de lembretes por e-mail - use vários sistemas de alerta e atribua a responsabilidade a mais de um membro da equipe.
Etapas finais para a conformidade contínua com o VMC
- Agende revisões anuais: Revise regularmente sua configuração de VMC e BIMI a cada ano.
- Mantenha a comunicação com o provedor: Mantenha uma comunicação aberta com seu provedor de VMC para obter atualizações sobre mudanças de políticas ou processos.
- Treine a equipe de apoio: Certifique-se de que a equipe de backup seja treinada no processo de renovação para manter a continuidade dos negócios.
Precisa de ajuda para gerenciar suas renovações e reemissões de VMCs?
Encontre mais respostas em nossa seção de perguntas frequentes sobre VMC e BIMI.
O gerenciamento proativo de VMCs garante que o logotipo da sua marca permaneça visível e protegido - defina lembretes, mantenha a documentação atualizada e monitore a conformidade para evitar lapsos dispendiosos na marca do seu e-mail.